Choisir ses prestataires : le wedding planner

Il y a quelques temps, j’avais fait quelques articles pour vous aider à choisir vos prestataires :  traiteur, lieu, DJphotographe.

Il manquait un prestataire important pour qui est pressé / n’aime pas les préparatifs / s’angoisse / est dépassé / ne veut pas y passer sa vie entière pendant 12 mois : le wedding planner. Ou plutôt , la wedding planner car ces messieurs ne sont pas assez bien représentés dans la profession pour que le masculin l’emporte sur le féminin cette fois-ci. Le wedding planner vous acompagne sur tout ou partie des préparatifs, de la proposition de prestataires à la coordination du jour J, en passant par la déco, en fonction de vos besoins. Si vous faites appel à elle elle sera donc LE prestataire clé du mariage.

Boostée par la tendance actuelle de prendre pour modèles les Etats Unis où tous les mariages ou quasiment sont organisés par un wedding planneur, la profession n’est cependant pas nouvelle en France. En effet il existe un nombre très important de wedding planner en France, malheureusement souvent un peu amateurs et pas toujours d’un goût très sûr.

J’avoue que si lors d’une fameuse émission de TF1 j’ai beaucoup ri en voyant une wedding planner éteindre en catastrophe sa  déco papier de soie + bougie (surprise : ça brûle), j’ai aussi plaint les mariés qui doivent se dépatouiller avec la quantité de wedding planner auto-proclamés qui existent. La profession n’ayant ni formation initiale ni syndicat reconnu, pas facile de s’y retrouver.

J’ai donc posé quelques questions à deux agences, l’une déjà bien implantée et l’autre toute nouvelle, pour avoir deux points de vue et tenter de vous aider à faire votre choix.

Dites-moi oui, implantée en région PACA depuis 2005, une bonne centaine de mariage à leur actif, elles connaissent les bonnes adresses et les prestataires sur le bout des doigts. Si elles s’adaptent à toutes les demandes, leurs premiers mariages les ont conduites à se spécialiser dans les mariages hauts de gamme d’étrangers souhaitant se marier dans le sud de la France. Leur point fort ?   » L’expérience et de ce fait la connaissance de réseaux professionnels tout comme l’analyse  synthétique et rapide de la faisabilité des souhaits des mariés par rapport à des budgets définis. »

Ambiance studieuse chez Dites-moi Oui

 

Les Cocottes, après une première expérience dans la déco et l’organisation d’évènement, elle se lancent dans la profession pleines d’énergie et débordantes d’idées. Installées en PACA et en région parisienne, Flora et Julie sont récemment mariées (mariages diffusés sur Un Beau Jour et Style me pretty, s’il vous plaît !) et maîtrisent sur le bout des doigts les dernières tendances wedding.

« Nous puisons notre inspiration dans les mariages et évènements anglo-saxons remplis d’originalité. Nous adorons feuilleter les magazines d’art, de mode et de décoration qui peuvent nous apporter des idées complètement insolites et détournées. Nous nous sommes aperçues que notre quotidien est également une source d’inspiration inattendue !

Maintenant, notre but n’est pas de d’imposer nos préférences à nos clients. Nous nous adaptons à tout type de demande, ce qui rend notre travail encore plus enrichissant et intéressant »

Les cocottes  Flora (à gauche) et  Julie(à droite)

 

Géraldine, la créatrice de l’agence Dites-moi oui, et Julie et Flora, les fondatrices des Cocottes ont eu la grande gentillesse de répondre à mes questions et vous donnent tous leurs conseils pour bien choisir votre wedding planner. Mesdames, un grand merci à vous !

 

Où trouver son wedding planner ? comment choisir ? qui contacter ?

 Les Cocottes : Aujourd’hui il est facile de trouver son wedding planner sur internet. Beaucoup de blogs spécialisés dans les mariages proposent des annuaires de prestataires triés sur le volet, ce qui facilite les recherches.

Une fois votre liste de “wedding planners potentiels” entre les mains, il faut consulter leur site.
C’est une première approche, la découverte de leur univers, de leurs prestations, de leurs photos et de leurs créations. A partir de là, les futurs mariés pourront sélectionner ceux qui leur correspondent, et les contacter. Une première rencontre avec votre ou vos prestataires sélectionnés afin de d’exprimer vos attentes et besoins sera nécessaire à la bonne réalisation et personnalisation de votre devis.

Cette rencontre vous permettra de juger du professionnalisme de la personne et de voir si le courant passe entre vous et votre wedding planner car il est primordial que vous vous entendiez bien! En effet, elle sera là tout au long des préparatifs et vous serez très régulièrement en contact avec elle. C’est une vraie relation de confiance et de convivialité qui doit se mettre en place jusqu’au jour J.

Dites-moi Oui : Sur internet malheureusement. Je dis « malheureusement » car Internet est le meilleur moyen pour une communication mensongère. En réalité, on trouve tout un tas de wedding planners sur le web et vous pouvez vous méprendre sur la qualité du prestataire car il est très facile de sublimer ses prestations avec des photos « empruntées »! Le bouche à oreille venant de prestataires « importants » (traiteur de renommée ou lieux de qualité) reste également un très bon biais.

Décor : Dites moi oui / Photo : Jean-Charles REY

Quels sont les éléments à prendre en compte avant de choisir son wedding planner ?

Dites-moi Oui : Sa façon de procéder (gestion directe des prestataires ou plutôt mise en relation avec prestataires – ses honoraires fixes ou au %) Sa situation administrative : SARL, autoentrepreneur, etc…. s’il a une assise financière lui permettant de prendre à sa charge les prestataires et du coup engager ses assurances et ses responsabilités financières. Ses assurances d’organisateur. S’il n’a que des prestataires en exclusivité ou au contraire s’il est ouvert à proposer d’autres prestataires

Les Cocottes : Voici les questions à bien se poser pour trouver SUPER WEDDING PLANNER :

- Fiez-vous d’abord à vos premières impressions : est-ce que son site me plait? A-t-elle organisé des mariages qui me séduisent? Est-ce que son univers peut me correspondre?
- Les prestations proposées sont-elles sur mesure et peuvent-elles répondre à mes besoins?
- A-t-elle une bonne visibilité sur internet? Puis-je trouver des avis ou des sites/blogs qui en parlent?
- Quels sont ses tarifs? A-t-elle bien ciblé mes besoins et son devis est-il clair ?
- Se déplace-t-elle à domicile? Est-elle disponible?
- Y a-t-il une certaine convivialité dans le premier contact qui me met tout de suite à l’aise?

Décor et photo : Les Cocottes

 

Quelles sont les questions à poser lors du premier rendez-vous ?

Les Cocottes :Lorsque vous pensez avoir trouvé SUPER WEDDING PLANNER, voici les questions à lui poser lors du premier rendez-vous :

- Est-il possible d’avoir des prestations à la carte ? – Quel est son mode de rémunération? – Quelle est la manière dont elle procède ? Nombre de rendez-vous avec les mariés, moyens de communication, disponibilités…? – Peut-on voir des photos de son travail?

Dites-moi Oui : il faut je pense passer en revue tous les points stipulés dans la question précédente et voir la capacité du wedding planner à parler et se faire comprendre et enfin analyser son caractère « commercial » qui sera probablement un atout pour la négociation avec les prestataires

Décor : Dites moi oui / photo : Davideone

 

Qu’est ce qui doit nous faire fuir ?

Les Cocottes : Toutes les agences autres que Les Cocottes !
Plus sérieusement, prenez vos jambes à votre cou si :

- Son site internet ne montre aucune photo vraiment parlante sur son travail et son univers

- Elle vous propose un devis sans avoir posé de questions précises sur vos attentes
- Elle vous propose un pack de décoration déjà prêt à l’emploi : aurevoir personnalisation et originalité
- Elle vous demande avant toute chose le montant de votre budget = si ton mariage ne coûte pas cher, tu ne m’intéresses pas.
- Elle n’est pas souriante et ne semble pas particulièrement passionnée par son travail.

Dites-moi Oui : la réponse est facile en théorie mais plus difficile en pratique!!! Il faut fuir les amateurs, celles ou ceux qui ont organisé leur mariage et qui ont adoré et qui se déclarent donc wedding planner… et malheureusement il y en a beaucoup. Ou bien des prestataires (souvent des décoratrices) qui travaillent déjà dans le milieu du mariage et qui à force d’en voir deviennent wedding planner. En réalité, être wedding planner est un vrai métier qui nécessite des connaissances approfondies dans la gestion de contrat, dans les responsabilité, dans la négociation. c’est aussi une grande question de bon sens et savoir vivre. Et parallèlement à tout ca, c’est une gestion de société comme n’importe quelle autre activité – ce n’est pas un travail que l’on fait en dilettante, une fois tous les 10 jours, du coin de son salon!

Décor : Les Cocottes / Photo : Marianne Taylor 

 

Combien de temps avant le mariage faut il contacter le WP ?

Les Cocottes : Dans l’idéal un an à l’avance, surtout pour la recherche et la location du lieu. En effet, les plus beaux endroits sont pris d’assaut très rapidement et si on veut avoir le choix il faut être prévoyant!
Pour ce qui est du traiteur, du faire part, de la décoration et des autres prestataires, un délais entre 8 et 9 mois est tout à fait raisonnable.

Dites-moi Oui : Notre record a été d’organiser un mariage en 3 semaines (mais il faut qd même noter que le mariage se déroulait en fin de saison donc nous avions plus de temps libre et que nous avions un budget no-limit, ce qui rend notre travail plus simple car on se dirige vers les prestataires les meilleurs que nous affectionnons. Donc en réalité, un wedding planner peut être contacté jusqu’à très proche de la date, c’est d’ailleurs là, une partie de sa valeur ajoutée. Mais un wedding planner ne peut s’engager sur la disponibilité des prestataires (notamment des lieux) donc on dira alors que pour que l’offre de prestataires soit la plus large, 10 mois et plus avant le mariage est bien, mais sinon,la plupart de nos clients nous contacte entre 4 et 8 mois avant le mariage.

Décor : Dites-moi oui / Photos : Chris Hartwig

 

Et si 3 mois avant rien n’est organisé comme il faut, peut on vous appeler à la rescousse ?

Dites-moi Oui : Oui bien sûr – nous reprenons le dossier comme nous le faisons dans une formule de ‘coordination Jour J’, sauf que nous rectifions ce qui doit l’être et nous gérons ce qui reste à faire

Les Cocottes : Bien sur ! C’est notre travail de gérer les contre-temps et d’être réactives !
De plus, pour ce qui est du lieu, les salles de réceptions seront difficilement disponibles à ce moment là mais Les Cocottes seront toujours à même de vous proposer des lieux insolites, privés et disponibles!

Décor et photo : Les Cocottes

 

Quel budget faut il avoir pour faire appel à un wedding planner ?

Dites moi Oui : cela dépend du positionnement du wedding planner que vous sollicitez donc je vais répondre pour mon agence. Pour une formule de prise en charge totale  » De A à Z » sur une base de 100 personnes, sur le type de mariages que nous organisons, il faut compter 35000 euros* de budget minimum (hors robe, costume et alliance) A titre informatif, nos honoraires pour la formule de A à Z s’élèvent à 5250€ TTC**

Les Cocottes : Pour une organisation totale, entre 3500 et 6000 euros** en moyenne.
Maintenant, de nombreuses wedding planneur proposent des prestations à la carte qui vous permettent de sélectionner ce que vous souhaitez réaliser vous même et ce que vous préférez déléguer.

* budget total du mariage

** honoraires des wedding planners

Décor : Dites moi oui / photo Davideone

Décor : Les Cocottes / photo Bonnie & Clyde Weding Pïctures

Merci à toutes les trois pour vos réponses !

Et vous ? wedding planner or not wedding planner ?

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20 réflexions au sujet de « Choisir ses prestataires : le wedding planner »

  1. J’adore ce post, tellement d’informations.
    J’ai aussi beaucoup souri. Et oui étant décoratrice évènementielle, je constate aussi que beaucoup d’entre nous, se prennent pour des wedding planner. Alors que c’est tout un art ce métier. On ne s’improvise pas organisatrice de mariage parce qu’on a fait que de la déco, non mais. Chacun sa spécialité…

  2. Ping : Interview sur le blog de The Bride Next Door | Les Cocottes – Wedding & Happy Events

  3. Heureusement qu’il faut un début à tout dans chaque métier! Toi t’as du commencer et être direct au top! Alors non, on ne s’improvise pas wedding planner mais avec du temps et de l’entrainement on peut aspirer a le devenir… Je comprendrais jamais les gens qui se prennent pour des cadors dans leur domaine et qui critiquent ceux qui essayent de se lancer.

    • je ne sais pas exactement à qui tu t’adresses Fabichou, à moi ou à Géraldine.

      Le propos n’est pas de dire que personne ne peut se lancer dans ce métier, évidemment qu’il faut bien commencer un jour !
      Simplement c’est un métier dont beaucoup de personnes rêvent mais c’est un métier difficile qui demande d’être bien préparé et qui, non, ne peut pas être exercé par tout le monde.

  4. C’est pas gentil de laisser des commentaires comme çà virginie, je me rappel d’un philosophe qui disait « si tu kiff pas renoi t’écoute pas et puis c’est tout ». Etre une haters ne t’amènera nul part dans la vie…

    • C’est ton commentaire à toi, Flo, qui n’est pas très gentil !
      et qui ne me semble pas très justifié qui plus est.

      je ne vois pas trop en quoi Virginie mériterait le qualificatif de « Haters », que je te remercie néanmoins de m’avoir fait découvrir !

  5. Merci pour ce post! En recherche de WP moi-même, j’avoue qu’il est en effet très important de bien choisir la personne à qui l’on va confier les clefs de son mariage. Surtout qu’en plus, c’est un sacré budget…

    Sans vouloir relancer le débat, oui on peut avoir recours à une WP qui débute, et dont les tarifs sont bien moins chers, au passage, qu’un WP déjà bien installé. Mais attention à bien vérifier que la personne en a fait un métier, un vrai, et pas un hobby après avoir organisé le mariage-du-meilleur-pote-de-son-cousin. Virginie a complètement raison sur ce point (et ne mérite en rien de se faire qualifier de « hater » – je connaissais pas non plus ce terme, je dois être trop vieille!;) )

    Pour tout vous dire, j’hésite moi-même entre un WP très renommé (et donc très cher) et une WP qui a lancé son agence il y’a quelques années mais reste assez confidentielle -et donc plus abordable – et avec qui le « feeling » est très, très bien passé, ce qui fait pencher la balance largement en sa faveur. Mais autant vous dire que je me suis largement renseignée avant même de la rencontrer, et que cette personne est WP à temps plein (d’ailleurs ce n’est même pas elle qui s’occupe de la déco mais une collaboratrice spécialisée). Donc si je la choisis, ce sera en connaissance de cause et en toute confiance. :)

      • Merci! j’ai choisi…ce sera l’agence plus confidentielle, mais avec qui on a eu le super feeling! En croisant les doigts pour ne pas m’être trompée… c’est terrible comme cela peut être difficile de choisir un prestataire aussi important (comme pour le photographe, j’imagine)!

        • tu me glisserais son nom dans le creux de mon mail ? je suis curieuse et peut être que j’en ai déjà entendu parler ?

  6. Pour ma part je dirais que les sites de wedding planner et les photos qui sont dessus permettent de se faire une idée de leur engagement, leur bon gout, leur passion. Ayant balayé l’offre en ligne, je peux dire que je me fierais bien plus au côté « passionné et authentique » même si se tourner vers quelqu’un qui a de l’expérience est rassurant. Moi ce qui me rassurerait ce serait d’avoir quelqu’un à l’écoute de mes envies, qui puisse me proposer un projet personnalisé qui me ressemble. Donc peu importe que les personnes en question aient fait 3 ou 100 mariages à partir du moment où les photos font leurs preuves et que les premiers contacts me permettent de me sentir en confiance.

  7. Même si ce n’est pas le sujet de l’article, j’aimerais bien avoir une idée des tarifs de ces agences pour la coordination du jour J uniquement.

  8. très chouette article que je viens de découvrir la ! Prestataire dans le monde du mariage en ce qui concerne la coiffure (de princesse !) j’ai beaucoup de plaisir a travailler avec les Wedding Planner (et notemment avec Géraldine et dites moi oui puisque j’ai eu le plaisir d’etre presta sur quelques uns de ses mariages).
    Pour moi , c’est une grande sécurité , un planning etabli et précis , une communication tres présente , et il faut bien le dire , une excellente publicité . A chaque fois , j’en prends plein les yeux , ces filles sont d’un dynamisme et d’une créativité hors pair !

  9. Ping : Voyage de noces, destination Vietnâm et Palawan ! |

  10. Ping : Vrai mariage by Les Cocottes, Stan & Audrey | | The bride next doorThe bride next door

  11. J’ai adoré votre article ! J’ai moi même fait appel à une wedding planner et je n’ai pas été déçu ! Laura Z Organisation et sa directrice on fait de mon mariage un mariage de rêve et sans stress. La directrice était à mon écoute constamment et à rendu mon mariage parfait pour un budget raisonnable. Alors si vous avez besoin d’une wedding planner sur Paris et ses alentours n’hésitez plus ;)

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