Smack !

L’agence Smack vous en ai parlé dans un précédent article sur la décoration de vitrine vintage réalisée en collaboration avec PrettyWedding. Depuis, j’ai eu la chance de rencontrer Carole, avec qui j’ai pu échanger sur son métier, sur le mariage, sur les blogs, bref, deux heures de papotage bien agréable au contact d’une jeune femme charmante, dynamique et souriante.

Carole a crée l’agence Smack il y a deux ans, et depuis cette année, mutation de son chéri oblige, elle s’occupe de mariés d’Outre manche aussi bien que de mariés français.

J’ai eu envie de vous faire découvrir Carole et son agence en lui posant quelques questions. Et je n’ai pas été déçue de ses réponses, que j’ai trouvées passionnantes !

Crédit photo Corinne Vaglio

Quel est ton parcours ? comment en es tu arrivée à monter ton agence de wedding planner ?

Fraîchement diplômée, je suis embauchée par une grande société d’assurances au service Marketing et Communication. Ce que j’aime faire c’est préparer les séminaires, les évènements internes, la logistique pour préparer les salons. Je suis aussi en charge du « re-branding » et développe la nouvelle identité de la marque à travers ses nouvelles couleurs (papeterie, logo, cartes de voeux, site web…). Ce que j’aime moins faire c’est les reportings, les retroplannings, les analyses, les news-letters….Mais finalement tous ces éléments me sont indispensables aujourd’hui. Alors quand le destin m’a tendu la perche, je l’ai saisie au vol pour créer l’AGENCE SMACK : une agence de Wedding Planning élégante mais pas mièvre, urbaine mais pas (trop) décalée, et surtout sérieuse mais pas prétentieuse. Les séminaires c’était terminé, je voulais accompagner les couples dans leur projet à eux, et m’occuper de leurs détails, leurs couleurs, leurs envies. J’aime bien papoter, je n’ai pas la langue dans la poche, aussi j’ai rapidement développé un carnet d’adresse efficace et « nouveau ». La chance que j’ai eu c’est peut-être d’avoir été contactée en direct par des prestataires qui se lançaient également et nous nous sommes fait confiance mutuellement. Mais ma plus grande chance est incontestablement d’avoir pu partager l’expérience d’une wedding planner professionnelle (aka Sandra) qui m’a vraiment appris les rudiments du métier et des contraintes évidentes. Quand on est consiencieuse, on ne se jette pas dans l’arène du wedding sans être armée : – Expérience significative : Check – Bons conseils de pros : check – Carnet d’adresse : check….et ce check est alimenté au quotidien – Bon goût (c’est subjectif) et envie de mettre la main à la pâte pour « vraiment » offrir un service économique aux clients (ça c’est objectif) : check – Sens de l’organisation et de la planification : je suis née avec – Sacrifice des vacances de tous les étés à venir : I do

Crédit photo Eliza Claire

Quelles formules proposes tu aux futurs mariés ?

En réalité la chose principale que je propose à mes clients c’est du CONFORT. Je pars du principe que n’importe qui a la possibilité d’organiser son mariage seul :

– Les « élémentaires » choisiront des salles de réception qui offrent (d’horribles) formules tout en 1.

– Les « assistés » n’auront pas besoin d’avoir de l’imagination ou du temps car les belles-mamans le feront pour leurs enfants

 – Les « créatifs et autonomes » (comme les lecteurs de ce blog) feront le choix de  préparer leur mariage en solo jusque dans les moindres détails avec vigueur et bonheur.

Mon rôle est donc clairement d’offrir de l’efficacité, de la créativité et donc du confort à mes clients qui :

– Sont loin du lieu de leur mariage (et ne bénéficient pas de l’expertise du terrain) – Ont des agendas chargés et sont exigeants

 – L’union les stimule mais l’organisation du mariage les dépasse…pas d’idée précise, pas envie de risquer des disputes, mais réelle envie de se laisser porter par un professionnel en qui ils ont confiance.

 Pour ces clients, je leur propose l’organisation totale de leur mariage. Mon intervention est lissée sur 1 an en général et je deviens leur PAW (Personal Assistant Wedding).

D’autres clients ont une réelle envie de s’occuper de leur évènement mais souhaitent déléguer la déco, qui va de paire généralement avec la coordination Jour J. Ce sont des clients intelligents ! En effet, ils se font plaisir en choisissant eux-même leurs prestataires mais ils se font encore plus plaisir en déléguant la logistique à un pro.

Le plus beau cadeau que je puisse offrir à mes clients est en quelque sorte la surprise de leur mariage. On aura tout décidé main dans la main, mais le Jour J, ils découvrent en réalité ce qui n’était que des mots auparavant.

Crédit photo Claire Eliza

Pour la prestation coordination jour J, quel est ton rôle exactement ?

Généralement, elle est couplée à la prestation décoration. Au cours de quelques RDV, nous avons élaboré une décoration personnalisée et un budget précis : centres de tables, marques-noms, noms-de-tables, cadeaux aux invités, menus, décoration du plafond, décoration du buffet ou bien de la cérémonie….Pour la presta déco, c’est moi qui achète les fleurs, qui plie les serviettes, qui installe le photobooth et qui réalise et place les escort cards. Et puis nous aurons également consacré de nombreux échanges de mails puis une réunion brief pour projeter la journée minute par minute. Je contacte 1 par 1 les prestataires en amont (je me présente, je leur explique, je les rassure aussi parfois). Et sur place tout va très vite : pendant que les mariés se préparent le matin, moi je reçois la livraison des chaises : je les installe. La veille j’aurais préparé les centres de tables. Si le traiteur est sympa, il m’aura donné les nappes la également la veille afin que je puisse commencer ma déco avant qu’il n’arrive pour s’installer (généralement vers 15h….cela me ferait perdre trop de temps car à l’heure dite, je suis généralement entrain de distribuer les livrets pour le début de la cérémonie !). Hop, on vérifie que le photographe est bien arrivé au salon pour les préparatifs de la mariée, hop on installe un espace lounge en extérieur, hop on accueille le DJ et lui indiquons où se placer, hop on contacte le proprio pour ouvrir une issue de secours afin que le traiteur soit plus à l’aise pour déplacer ses étuves, hop ma collaboratrice fignole la décoration de la cérémonie pendant que je termine de planter la signalétique….. Et pendant que les mariés, leurs parents et leurs témoins sont rayonnants de beauté, je suis transpirante et ampoulée ! Le choix du traiteur est décisif : c’est mon meilleur allié le jour J. Un traiteur professionnel et une équipe de service habituée au lieu de réception me procure un gain de temps et d’énergie énorme. Au cours de mes expériences, j’ai appris (sur le tard) les techniques utilisées par l’hôtellerie, par exemple comment ajuster les chaises pour que le personnel de service ait assez de place pour circuler. Cela me permet aujourd’hui de pouvoir prendre de l’avance sur la mise en place d’un mariage, sans empiéter sur le travail du traiteur  : gain de temps + gain d’énergie = Wedding planner Relax et Heureux.

 wedding-planner-paris-londresCrédit photo Géome

Comment se déroule une prestataion ? quelles sont les étapes ?

Le 1er contact se fait par téléphone. Une bonne trentaine de minutes est nécessaire pour dresser un projet dans ses grandes lignes : où, quand, combien, quel budget, quelles envies, quels écueils à froid ?

Ensuite on se rencontre, une bonne heure et demi….voire deux ! Je viens avec un book, mais surtout avec des idées. Avant, je travaillais avec une fiche pleine de cases préparées qu’il ne me restait plus qu’à remplir. Aujourd’hui je pars d’une page blanche ! En deux ans, j’ai pris confiance en moi et en mon travail, aussi je viens « comme je suis » (comme au Mac Do) et me place au même niveau que mes clients qui me livrent leur souhaits précis, intimes..ou bien qui n’ont aucune idée justement (à ce moment j’essaye de les faire parler de leur histoire, de ce qu’il aiment, de ce qu’il n’aiment pas, de ce qu’ils ont fait à deux etc, afin de dresser un fil conducteur).

Puis suivent, durant un an en moyenne, des échanges par e-mails, par téléphone et des RDV physiques. Tout se fait au feeling, il n’y a pas de règle absolue. Certains clients qui vivent en province comprennent bien que je ne peux leur rendre visite tous les mois, d’autre clients plus anxieux de nature on besoin que je les appelle au moins une fois par semaine. Je veille juste à être réactive lorsqu’on me fait parvenir une information ou lorsqu’on me pose une question. On est vraiment dans l’humain, dans le sincère. Je cogite avec mes clients, je me fais du souci pour eux quand je vois que les relations avec les parents sont houleuses ou quand je sens que la mariée se sent un peu seule (…hommes ont une conception du mariage aux antipodes de la nôtre…).

Comme j’ai un esprit synthétique, je fournis un 1er retroplanning et une estimation budgétaire qui sont mis à jour environ 2 fois. Quelques mois avant le mariage je conçois également une « check-list » que les clients peuvent (et doivent) annoter avec leurs suggestions ou recommandations (plans de table, nouveaux contacts…). Je met en place également un espace sécurisé sur mon site www.smack.fr, dédié à chacun des mes couples. J’y dépose la liste des hôtels, les plans, le rappel du programme, et comme il fonctionne comme un blog, mes clients peuvent discuter avec leurs invités.

Peux tu nous parler d’un mariage en particulier que tu as « planné » ?

Je vais vous parler d’un mariage qui m’amuse beaucoup : en particulier parce que la mariée est adorable mais surtout parce que son mariage sera super ! Mes référence au mariage sont cathos et laïques. Depuis que je suis wedding planner, j’ai travaillé pour des union africaines (mariage coutumier), des unions mixtes, homosexuelles, et depuis je me concentre sur le mariage franco-anglais (l’agence a une seconde adresse à Londres). J’ai aussi travaillé sur des mariages juifs mais plutôt libéraux (Faire-parts sans mention en hébreu, Cérémonie simple, dîner festif, menu casher mais pas la vaisselle…..).Et cette année, un couple merveilleux m’a fait confiance pour sublimer son mariage traditionnel juif.

La mariée a beaucoup d’idées mais pas le temps de les mettre en place : elle veut un mariage dans la symbolique juive qui ne soit pas comme « tous » les mariages juifs. Toutes les deux, nous avons imaginé 3 univers différents : 1 pour la cérémonie, 1 pour le cocktail et 1 pour le dîner…le tout avec un fil conducteur subtil et créatif, loin d’être « bling bling ». Ce petit couple a aimé l’authenticité de mes idées et moi j’aime la passion que leur procure leur mariage ! Ce qui est intéressant ici, c’est de marier les codes habituels avec l’insolite : Comment réaliser une jolie houppa qui change ? Quels cadeaux casher et originaux offrir aux invités ? Comment répartir le budget de manière cohérente ? Comment leur proposer des prestataires et des prestations qui sortent des sentiers battus ? Avec eux, je m’amuse mais je suis très attentive aussi car je dois gérer des contraintes beaucoup plus rigoureuses et incontournables. Le jour J, non seulement il faudra gérer plusieurs centaines d’invités mais aussi cadrer les multiples prestataires qui seront présents afin que tout soit « plus que parfait ». Tout ira très vite car le mariage juif est très concentré en émotion et en animation. Pour m’assurer la meilleur efficacité, j’ai investi dans des Talky Walky….je m’y étais toujours refusé car je trouvais le stéréotype de Jennifer Lopez et son oreillette plus que ridicule….mais comme nous serons sur un domaine de plusieurs hectares au fin fond de la campagne, je préfère prévenir que guérir et assurer une communication parfaite avec mon équipe.

Vous êtes perdus dans vos préparatifs ? vous avez peur d’être débordés le jour J ? Carole a encore des disponibilités pour cette année donc n’hésitez pas à la contacter !

agence-smack-wedding-planner

Que ce soit Carole ou quelqu’un d’autre, si vous avez encore un peu de budget je vous recommande vraiment de prendre quelqu’un le jour même. Votre confort, le fait que votre famille proche puisse profiter de votre mariage vaut bien le prix d’une wedding planner. Nous, nous n’avons pas fait appel à quelqu’un et je le regrette bien !

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5 réflexions au sujet de « Smack ! »

  1. Carole écrit superbement bien, elle semble avoir une passion débordante pour son métier, cela donne vraiment envie de travailler avec elle !
    Je garde son contact sous le coude, sait-on jamais si je finissais par me fiancer…

  2. Ping : Conseils pour organiser votre mariage

  3. Le mariage, c’est quelque chose qui peut faire peur en terme d’organisation. Aussi, avoir un wedding planner, quelqu’un qui s’en occupe à notre place, c’est une véritable bouffée d’oxygène, ça permet de se concentrer sur le reste.

  4. On oublie souvent que Wedding Planner est un vrai métier qui demande une certaine expérience dans le domaine de l’événementiel couplé à une solide formation. Merci pour cette article et ce portrait qui montre une bien bel image de notre métier. Nous sommes des professionnelles avant tout et notre objectif la satisfaction de nos clients. Wedding Planner ne s’invente c’est un apprentissage ! Bonne continuation.

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